Tema 3 · Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.

a)Contener información de cualquier naturaleza archivada en soporte papel.

b)Haber sido válidamente emitidos por un órgano judicial.

c)Incorporar una referencia administrativa del documento.

d)Incorporar metadatos mínimos exigidos.

a)Aquellos archivos existentes en los ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.

b)Aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.

c)La institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación.

d)Las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional.

a)El instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.

b)El conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.

c)El estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.

d)Las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.

a)Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.

b)Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.

c)Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.

d)Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.

a)El Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos públicos; todo sistema archivístico autonómico, provincial o local; y los archivos de las entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante acuerdos y convenios.

b)Únicamente el Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos públicos.

c)El Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos públicos; los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación que se establezcan; y los archivos de las entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante acuerdos y convenios.

d)El Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos públicos y los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales; pero, en ningún caso, los archivos de entidades privadas.

a)Mediante cualquier funcionario público.

b)Mediante un funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

c)Mediante cualquier empleado público.

d)Únicamente mediante funcionario habilitado inscrito en el Registro de funcionario habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos.

a)Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados.

b)Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico de los documentos electrónicos que correspondan a todo procedimiento especial.

c)Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como la consulta durante un plazo de 20 años.

d)El número y objeto de cada uno de los archivos electrónicos será determinado por el titular del Departamento ministerial.

a)El Registro Electrónico General será único para todas las Administraciones.

b)Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración deberán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.

c)Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan.

d)Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados en el plazo de 3 días hábiles a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes.

a)Archivo de gestión.

b)Archivo personal.

c)Archivo histórico.

d)Archivo intermedio.

a)De manera ordinaria las Administraciones podrán solicitar el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.

b)Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

c)Los interesados no se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.

d)Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia en el ámbito de sus relaciones con otros particulares.

a)El Archivo General de la Administración.

b)Soportes de naturaleza electrónica.

c)Cualquier formato o soporte.

d)Siempre en formato papel.

a)Sólo los finalizadores de los procedimientos.

b)Sólo los relevantes.

c)Sólo los aportados por los particulares.

d)Todos los documentos, salvo cuando no sea posible.

a)Indefinida.

b)Máxima de 12 meses a contar desde la fecha de inscripción.

c)Máxima de 5 años a contar desde la fecha de inscripción.

d)Por el plazo que determine libremente el poderdante al inscribirlo en el Registro.

a)Formen parte de un expediente administrativo.

b)Incorporen una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.

c)Incorporen los metadatos mínimos exigidos.

d)Se publiquen con carácter meramente informativo.

a)Archivo de oficina de gestión.

b)Archivo general de un Ministerio.

c)Archivo intermedio.

d)Archivo histórico.

a)Por orden alfabético de los documentos para facilitar su localización y consulta.

b)Respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos e indicando la fecha del día en que se produzcan.

c)Agrupados por nivel jerárquico del órgano receptor o emisor de los documentos, indicando la fecha de entrada o salida según corresponda.

d)Por la fecha del documento a registrar.

a)Eliminar los documentos de apoyo informático antes de la transferencia al Archivo central.

b)Conservar los documentos con valor histórico que le sean transferidos desde el Archivo General de la Administración.

c)Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

d)Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.

a)Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.

b)Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

c)Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.

d)Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.

a)Expediente administrativo electrónico.

b)GEISER.

c)Sede electrónica.

d)Archivo electrónico único.

a)No será necesario motivar la solicitud de acceso a los documentos.

b)Serán accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas cuando hayan transcurridos quince años desde el fallecimiento de los afectados.

c)Se concederá el acceso a documentos de carácter personal, con el consentimiento de sus titulares, cuando se proceda a la oportuna disociación de los datos de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.

d)La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo máximo de quince días desde la recepción por el órgano competente para tramitarla.

a)Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.

b)Transferir los documentos al archivo central en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el archivo central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.

c)Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de documentos originales y fomentar su difusión.

d)Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.

a)El Archivo central.

b)El Archivo intermedio.

c)El Archivo de oficina.

d)El Archivo histórico.

a)Documento de archivo.

b)Documento electrónico.

c)Expediente electrónico.

d)Sistema archivístico.

a)El impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Históricos de carácter nacional y los órganos colegiados en materia archivística con presencia de la Administración General del Estado.

b)La presencia española en organismos y organizaciones internacionales y la participación en proyectos supranacionales.

c)La suscripción de convenios y otros instrumentos de cooperación entre las administraciones públicas y con los archivos de titularidad pública.

d)La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.

a)El impulso de la cooperación internacional.

b)La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.

c)El impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Históricos de carácter nacional y de los órganos colegiados en materia archivística con presencia de la Administración General del Estado.

d)La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico.

a)No será necesario motivar la solicitud de acceso a los documentos.

b)Serán accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas cuando hayan transcurrido quince años desde el fallecimiento de los afectados.

c)Se concederá el acceso a documentos de carácter personal, con el consentimiento de sus titulares, cuando se proceda a la oportuna disociación de los datos de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.

d)La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo máximo de quince días desde la recepción por el órgano competente para tramitarla.

a)Archivo general.

b)Archivo intermedio.

c)Archivo superior.

d)Archivo histórico.